Nowe regulacje pracy zdalnej – co się zmienia?

Podoba Ci się to co robię? Możesz mi postawić wirtualną kawę, za którą rozwijam bloga. --

Nowe regulacje pracy zdalnej wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Sprawdź co się zmienia i czy zmiany dotyczą Ciebie.

Wraz z rosnącymi możliwościami technologicznymi forma pracy zdalnej zyskuje na popularności. Niewątpliwie motorem napędowym zmian była pandemia COVID-19, która zmusiła firmy, instytucje i urzędy do dostosowania się do nowej codzienności. Państwo w końcu uznało, że dotychczasowe regulacje znajdujące się w Kodeksie pracy dotyczące pracowania zdalnie, są niewystarczające i niezbędne jest wprowadzenie regulacji.

Efektem tych działań było uchwalenie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw, która wprowadza do Kodeksu pracy oddzielny rozdział dotyczący pracy zdalnej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Od kiedy obowiązują nowe regulacje pracy zdalnej
• Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy
• Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?
• Czy pracodawca może cofnąć pozwolenie na pracę zdalną?
• Za co możesz dostać zwrot pracując zdalnie i w jakiej wysokości
• Jakie są zasady wyposażenia stanowiska pracy
• Obowiązki spoczywające na pracowniku

Psst! Od samego czytania boli Cię głowa?

Oszczędź czas i nerwy. Kup gotowy wzór Regulaminu Pracy Zdalnej wraz z kompletem wniosków, oświadczeń i załączników.

Od kiedy obowiązują nowe regulacje pracy zdalnej

Większość wprowadzonych przepisów weszła w życie 14 dni od ogłoszenia. Oznacza to, że obowiązują one w porządku prawnym od dnia 21 lutego 2023 r. Jednak przez dłuższe vacatio legis (okres między publikacją, a wejściem w życie), zmiany będą obowiązywały po upływie dwóch miesięcy od ogłoszenia ustawy, tj. w dniu 7 kwietnia 2023 r.

Przez odroczenie terminu obowiązywania regulacji pracodawcy zyskają trochę czas na dostosowanie się do nowych wymogów.

Co z telepracą?

Gdy zaczną obowiązywać nowe regulacje pracy zdalnej uchylony zostanie rozdział Kodeksu pracy dotyczący zatrudniania pracowników w formie telepracy. Czyli rozdział IIb kodeksu pracy (art. 67_5 i 67_17).

Nowy rozdział IIc kodeksu pracy został zdefiniowany od podstaw, przy czym część rozwiązań prawnych normujących telepracę, zostało przejęte do kodeksowych uregulowań dotyczących pracy zdalnej.

Umowę o pracę wykonywaną zdalnie

Zgodnie z ustawą warunki pracy zdalnej można uzgodnić już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie trwającego zatrudnienia.

Uzgodnienie dokonywane w trakcie trwającego zatrudnienia może zostać dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Poza tym jest także kilka innych przypadków w których pracodawca może polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) wykonywanie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie:

• gdy obowiązuje stan nadzwyczajny, stan epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu
• w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe

Należy pamiętać, że decyzja pracodawcy o zleceniu pracownikowi pracy zdalnej jest uwarunkowana uprzednim złożeniem przez pracownika oświadczenia potwierdzającego, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Co więcej, pracownik w każdym czasie ma możliwość zaktualizowania swojego oświadczenia, np. wskutek zmiany warunków do wykonywania pracy zdalnej.

W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca również z własnej inicjatywy może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie. O powrocie do świadczenia pracy w formie stacjonarnej musi zawiadomić pracownika z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

1. Porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (w skrócie zoz)
2. Regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zoz (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników)
3. W porozumieniu zawartym z pracownikiem – w takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem

W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – pracownik zainteresowany pracą zdalną będzie mógł złożyć wniosek umożliwiający pracę online.

Wniosek może być złożony w każdym czasie wskutek porozumienia pracodawcy i pracownika.
Pracodawca będzie, co do zasady, musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu
  • pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Rezygnacja z pracy zdalnej wprowadzonej w trakcie zatrudnienia.

Ustawa przewiduje, że w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy.

Pracownik wspólnie z pracodawcą ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy (np. w siedzibie firmy), a jeżeli nie dojdą do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna jest udzielana na wniosek pracownika, który jest niewiążący. Co oznacza, że pracodawca może odmówić udzielenia okazjonalnej pracy zdalnej.

W ciągu roku kalendarzowego przysługują 24 dni na okazjonalną pracę zdalną.

W okazjonalnej pracy zdalnej nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy przez pracodawcę.

Kto nie może pracować zdalnie?

Oczywiście nie każdy rodzaj pracy może być bezpiecznie wykonywany poza zakładem pracy. Dlatego ustawodawca wyłączył możliwość wykonywania określonych prac zdalnie.

Zaliczamy do tej listy:

• prace szczególnie niebezpiecznie
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
• prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach bhp
• prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
• prace powodujące intensywne brudzenie

Nowe obowiązki pracodawców

Nowe regulacje pracy zdalnej wprowadzają szereg obowiązków na pracodawcę. Wymagania są takie same bez względu na to, kto wystąpił o wykonywanie pracy w formie zdalnej. Nie ma więc znaczenia, czy ustalenia zaszły na podstawie polecenia pracodawcy, czy też wniosku pracownika.

Pracodawca, który chce aby w jego firmie pracownicy mogli korzystać z pracy zdalnej, ma obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy. Zasady określa się w porozumieniu między pracodawcą, a zoz. W przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zoz – w porozumieniu pomiędzy pracodawcą, a tymi organizacjami. Ustawa przewiduje szczegółową procedurę zawierania porozumienia przy udziale związków zawodowych. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie istnieją związki zawodowe, pracodawca może określić te zasady w regulaminie przygotowanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W przypadku braku konsultacji z przedstawicielami pracowników jak również braku regulaminu pracy zdalnej pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z każdym pracownikiem z osobna. Wówczas pracodawca powinien przekazać wszystkie zasady wykonywania pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w takiej formie przez pracownika.

Kodeks pracy dokładnie wskazuje co powinien określić pracodawca w związku z pracą zdalną:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
• zasady zwracania kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy
• zasady kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy
• zasady przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy
• w niektórych przypadkach – określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną

Nowe przepisy to również nowe obowiązki w zakresie pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę. Jednak sposób nie jest jasno określony w ustawie. Zatem pracodawca sam określa zasady, którymi będzie się kierował przy zwracaniu kosztów pracy zdalnej.

Pracodawca został zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej zawartym z pracownikiem, poleceniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej

Pracodawca może ponadto ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę. Za wykorzystanie tych narzędzi i materiałów pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  W przypadku kwoty ryczałtu pracodawca bierze pod uwagę przewidywane narzędzia i materiały pracy oraz deklarowaną przez pracownika liczbę godzin pracy zdalnej, jednak nie ma wymogu uzgodnienia jego wysokości pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Pracodawca ma zatem do wyboru czy będzie wypłacał ekwiwalent czy ryczałt, ale zasady ich określania muszą zostać wpisane do regulaminu, porozumienia czy polecenia. Zmiany w pracy zdalnej sugerują, aby pracodawca udokumentował sposób wyliczenia wartości ekwiwalentu czy ryczałtu w określonych odstępach czasu, np. raz w roku weryfikować aktualne ceny i potrzeby.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania innych kosztów pracy, niż niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, może to jednak zrobić na podstawie porozumienia, polecenia lub regulaminu pracy zdalnej. Jest to zależne od jego dobrej woli. Bardzo ważnym punktem jest to, że pracodawca ma obowiązek stosowania raz ustanowionych przez siebie zasad, a ich zmiany może dokonać jedynie zgodnie z przepisami w drodze zmiany porozumienia, polecenia lub regulaminu.

BHP Pracy zdalnej

Szkolenie wstępne bhp osób zatrudnianych do pracy zdalnej w całości będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Wszyscy pracownicy zdalni będą podlegali szkoleniom okresowym bhp (z pewnymi wyjątkami przy pracy zdalnej okazjonalnej).

Narzędzia pracy i materiały wykorzystywane przez pracowników zdalnych będą musiały spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy dotyczącym maszyn i innych urządzeń technicznych (niezależnie czy będzie zapewniał je pracodawca czy pracownik będzie korzystał ze sprzętu prywatnego).

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy pracownikom, którzy wykonują pracę zdalną.

Zanim pracownik rozpocznie pracę zdalną musi potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego, a także złożyć oświadczenie, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Ocena ryzyka zawodowego

Dokonując oceny ryzyka zawodowego należy uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na:

• wzrok
• układ mięśniowo-szkieletowy
• uwarunkowania psychospołeczne tej pracy

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań:

• ergonomii
• zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Rozwiązania z zakresu BHP

Pracodawca będzie wobec pracownika zdalnego realizował obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy, tj. dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem:

• obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku)
• obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
• obowiązków z rozdziału III – dotyczą one pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych
• obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej
• obowiązku dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych
• obowiązku zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach

Obowiązki spoczywające na pracowniku

W trakcie podpisywania umowy:

• zapoznać się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego
• zapoznać się z dokumentem zawierającym zasady BHP wykonywania pracy zdalnej oraz podpisanie zobowiązania do przestrzegania tych zasad

W trakcie trwania umowy:

• Każdorazowo informować pracodawcę o miejscu (lub o zmianie) świadczenia pracy zdalnej
• Każdorazowo informować pracodawcę o zmianie warunków do wykonywania pracy zdalnej

Podsumowanie

Zapewne ustawa jeszcze długo będzie rodzić więcej pytań niż odpowiedzi.

Na część z nich próbowało odpowiedzieć Ministerstwo i Rodziny i Polityki Społecznej https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna—pytania-i-odpowiedzi.

Osobiście uważam za dobry znak kwestie zauważenia pracy zdalnej. Jednak ostateczna forma w dużej mierze zależy od samego miejsca pracy.

Źródła

https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf